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Workflow

Konvertierung in ein System ohne Mandantensystem

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Conversion to a system without tenants

In case of converson from versions lower than 4.5.x

1. Upgrade the custo diagnostic updaten auf aktuelle to the most current version of 4.5.x oder höheror higher
2. Start custo manager.exe (Version version 4.5..x) einmal starten um sicherzustellen, dass die Datenbank aktuell ist.

Vor der Konvertierung

1. once to ensure that the DB scheme is the current one.

Before the conversion

1. Install and configure custo diagnostic 5.x installieren und einrichten (LizenzLicence, Standardarztdefault doctor)
2. Open custo service center öffnen und Konverter-Seite aufrufen(5.x) and open the conversion page
3. On the conversion page click on Auf der Konverter-Seite auf (2) drücken und dort die and select there the CustoCfg.ini der of the 4.x-Version auswählenversion.
4. Optionen für die Konvertierung auswählen
5. Auf Start Database Conversion drücken. Danach öffnet sich die Seite für die Konvertierung der Konfigurationsdatenbank

Konvertierung der Einstelldatenbank

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1. unter (1) stehen nochmal die Hinweise, dass der Supervisor nicht konvertiert und Benutzer, die nicht den Passwortrichtlinien entsprechen deaktiviert werden
2. Nachdem drücken auf (2) wird die komplette Einstelldatenbank konvertiert. Dies kann einige Minuten dauert

Fehler während der Konvertierung der Einstellungen

1. Select the options of the conversion.
2. Click on Start Database Conversion. Afterwards the page for the conversion of the configuration DB will open.

Conversion of the configuration DB

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1. In (1) it is displayed again that the supervisor user does not get converted and that users which have no password according the password policy will be deactivated.
2. After clicking on (2) the whole configuration DB will be converted. This may take some minutes time.

Errors during the conversion of the settings

In case of errors during the converson of the settings, a dialog displaying the the problems appears. Those can be save later as well as Excel file and are stored in the Service Center logs in the path %PUBLIC%Treten Fehler während der Konvertierung der Einstellungen auf, erscheint ein Dialog mit dem Hinweis auf die Probleme. Diese können später auch noch als Excel-Datei gespeichert werden und stehen in den service center logs unter %PUBLIC%/Roaming/customed/...servicecenter.log

Konvertierung der Patientendatenbank und der Auswertungen

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Conversion of the patient DB and the evaluations

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1. Here it is possible to select the settings for every found patient master DB to be converted. To do so select the DB in (1) and click on Hier kann man für jede gefundene Patientenstammdatenbank die Einstellungen zur Konvertierung vornehmen. Dazu wählt man die Datenbank aus (1) und klickt auf "Edit Conversion Settings" (2). Hier gibt es folgende Möglichkeiten:
   1. Die Datenbank nicht zu konvertieren (zB weil mehrfach die gleiche gefunden wurde)
   2. Die Datenbank zu konvertieren wie sie ist
   3. Die Datenbank zu konvertieren ohne die Mandantenzuordnung
   4. Die Datenbank zu konvertieren und dabei alle Patienten einem bestimmten Mandanten zuzuordnen (siehe Konvertierung mit Mandantensystem)
2. Wenn alles eingestellt ist, klickt man auf Next.
3. Jetzt läuft die Konvertierung los und man kann den Fortschritt und die Geschwindigkeit sehen

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1. Hier sieht man die Anzahl der bereits konvertierten Datenbankeinträge
2. Hier sieht man die Fehler, die bei den jeweiligen Datenbankeinträgen aufgetreten sind
3. Zeigt den aktuellen Status (konvertiert / Gesamt + Geschwindigkeit in Einträgen pro Sekunde)

Abschluss der Konvertierung

Anschließend, wenn es keine groben Fehler gab, wird eine Fehler-Zusammenfassung angezeigt:
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Mit (1) kann der gesamte Fehlerbericht als Exceltabelle gespeichert werden, so dass man alle Probleme auch nachträglich noch bearbeiten kann.

Danach ist die Konvertierung fertig und es sollten folgende Dinge gecheckt werden:

1. Einstellungen (diese können sich zwischen den Versionen geändert haben)
2. Ärzte
3. Mandanten

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1. There are the following options:
   1. To not convert the DB (e.g. because the same one has been found several times)
   2. To convert the DB as it is.
   3. To convert the DB without tenant assignment.
   4. To convert the DB assigning the all patients to a particular tenant (see Conversion with tenant system)
2. Once everything is configured click on Next.
3. Now the conversion starts and you can see the progress and the speed.

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1. Here you can see the number of the already converted DB records
2. Hier you can see the errors, which have occured in the relevant DB records
3. Shows the current state (converted / total + speed by records per second)

Completion of the conversion

Finally, in case there are no gross errors, an error summary is displayed:
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With (1) it is possible to save the error report as Excel file, so that you can process the errors afterwards.

Afterwards the conversion is ready and the following checks should be done:

1. Settings (those may have changed from version to version)
2. Doctors
3. Tenants

Conversion with tenant system

Anchor
convertWithTenant convertWithTenant

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Preparation

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• In case several patient master DBs should be distributed to several tenants the tenants must be created beforehand.
  With that it is possible to simulate the feature that users have there own patient master data (meaning one config DB, several patient DBs)

Conversion to tenants

• Configure the settings the same way as in the conversion process without tenants and start it
• In the conversion settings for each DB in each case a previously created tenant can be selected:
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• in case

• Wenn mehrere Patientenstammdatenbanken auf mehrere Mandanten verteilt werden sollen. So müssen die Mandanten vor der Konvertierung angelegt werden.
  Damit kann man das Feature nachstellen, dass Benutzer eigene Patientenstammdatenbanken haben (also eine Konfig-DB, mehrere Patienten-DBs)

Konvertierung in die Mandanten

• Einstellung dann genau so wie beider Konvertierung ohne Mandanten machen und starten
• Bei den Conversion Settings zu jeder Datenbank kann dann jeweils ein vorher angelegter Mandant ausgewählt werden:
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• Wenn "Convert and keep tenant settings" ausgewählt ist, so werden die Mandanten der Patientenstammdatenbank einfach mit konvertiert und alles ist so wie früher
• Nach der Konvertierung nur "Patienten mandantenbasiert" anmachen. Damit funktioniert das Mandantensystem so wie in der 4.x
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• is selected, the tenant of the master DB are simply converted as well and everything is as in the former system
• Turn on "Patients / Patient visits tenant based" after the conversion: This way the tenant system works like in version 4.x.
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• Now assign as well the users to the right tenantJetzt auch noch die Benutzer dem richtigen Mandanten zuordnen.

Finish the Smart conversion 

Anchor
smartConversionFinish smartConversionFinish

Hat man eine Datenbank smart konvertiert und möchte die bestehende diag 4 Instanz aber nach und nach abschalten sind folgende Schritte durchzuführen.

Suchen der smart-converted Auswertungen

Über die Auswertungssuche im CSC kann sehr komfortabel nach allen Smart-Converted Auswertungen (1) gesucht werden. Möchte man beispielsweise in kleineren Schritten die Migration durchführen, da man immer nur ein kleines Zeitfenster hat, macht es auch Sinn noch nach einem Zeitraum, oder auch Projekt zu filtern. Im folgenden Screenshot werden zum Beispiel nur die (3) LZ-EKGs der (2) letzten 5 Jahre gesucht.

Aus dieser Liste kann man jetzt mit STRG+Klick, oder UMSCHALT+Klick einzelne Auswertungen, oder einen Bereich von Auswertungen, oder mit STRG+A die gesamte Liste auswählen und über (4) Ändern → Import smart converted evaluations in den Import-Dialog gelangen

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Einstellen der Einlagerung

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ID	Beschreibung
1	Stell ein, mit wievielen Threads gleichzeitig der Import arbeiten soll Dieser Wert muss mit Bedacht gewählt werden, auf einem 1 Kernrechner sollte nicht mit mehr als 5 Threads gearbeitet werden, da das System sonst extrem langsam wird
2	Hier kann ein zusätzliches Datenverzeichnis angegeben werden, in dem nach den CST-Dateien gesucht werden soll. Dies ist hilfreich, falls Auswertungen verschoben, oder manuell archiviert wurden
3	Ist diese Option aktiviert, werden die Auswertungen nach dem Einlagern im diag 5 System aus dem Datenverzeichnis von diag 4 gelöscht
4	Startet den Import der Auswertungen

In case a DB has been smart converted, but you want to switch off the version 4 installation step by step the following steps need to be taken.

Searching of smart converted evaluations

Via the evaluation search in the custo diagnostics Service Center in is possible to easily search for smart converted evaluations (1). In case the migration should be done e.g. in small steps, becasue there always only a small time frame it makes sense to filter by time period or as well by project. In the following example screen shot only the the (3) long term EKGs of the (2) last 5 years were searched.

In this list it is possible to select with STRG+click, or SHIFT+Klick single evaluations or a scope of evaluations, or with STRG+A the whole list and by (4) change → Import smart converted evaluations to change to the import dialog:

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Configuration of the import

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ID Description 1 Configures with how many threads in parallel the import should be performed  This value should be selected with care: Per core not more than 5 threads should be used, as the system otherwise will be extremely slow  2 Here it is possible to define an additional data directory, in which it should be searched for CST files. This is helful in case evaluations wee moved or manually archived. 3 If this option is active, evaluations are deleted from the version 4 data directory after the transfer to the version 5 system. 4 Starts the import of the evaluations.

Clean-up of custo diagnostic 4

After the transfer of all evaluations or if you consider the transfers made to be suffient, the version 4 share can be moved to an archive media or deleted.

Trouble shooting

During the conversion it is possible to display the logs from the Service center beneath

Aufräumen von custo diagnostic 4

Nach dem Einlagern aller Auswertungen, oder wenn man der Ansicht ist, dass es jetzt genug ist, kann der diag 4 Share gelöscht oder auf ein Archivmedium verschoben werden

Fehlersuche

Während der Konvertierung ist es möglich die Service-Center logs unter: %PUBLIC%/Roaming/customed/...servicecenter.log in einem geeigneten Viewer mitlaufen zu lassen. So ist es möglich Fehler schnell schon während der Konvertierung zu entdecken. Zum Abschluss der Konvertierung kann immer der gesamte Fehlerbericht als Excel-Datei zusätzlich gespeichert werden.

Klassische Fehlereinträge

an appropriate viewer. This way it is possible to quickly discover as soon as pssible during the conversion.. At the end of the conversion the whole error report cam always be saved as Excel file on top.

Classical error records

FAQ

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